Ce système dont la concrétisation effective débute cette année s’inscrit dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie Tunisie digitale 2020, qui vise à immatérialiser les documents administratifs, et à conférer plus d’efficience sur la gestion des courriers entre différents ministères et organismes publics.
La circulaire fixe les procédures que les six ministères pilotes doivent respecter pour garantir une utilisation optimale dudit système. La présidence du gouvernement, le ministère des Technologies de la Communication et de l’économie numérique, le ministère de la Formation professionnelle et de l’Emploi, le ministère du Développement, de l’Investissement et de la Coopération internationale, le ministère des relations avec les instances constitutionnelles, de la Société civile et des droits de l’Homme et le ministère de la Santé sont concernés, à compter de cette année par ce passage du matériel à l’immatériel.
Ce dispositif permet l’échange électronique de différents types de courriers, quels qu’en soient la forme, la teneur, la date et le circuit, qu’ils soient intérieurs ou extérieurs, par courriel (e-mail), ou par fax.
La mise en place de ce système permet d’atteindre les objectifs suivants :
*Unification de la méthode de gestion des différents circuits des courriers et documents administratifs,
*Réduction des délais d’acheminement des dossiers ce qui garantit l’efficience du travail administratif
*Compression des coûts à travers la réduction de la paperasse
*Suivi total par les structures publiques utilisant ce système, des documents, qu’elles en soient expéditrices ou destinataires,
*Préparation de circuits de traitements des correspondances administratives confidentielles et urgentes,
*Mise en place d’une base de données unique pour toutes les parties en relation avec les différents ministères.
Les ministères pilotes devront renoncer définitivement à enregistrer les courriers sur l’ancien système des bureaux d’ordre (Sygec), à compter du 22 janvier 2018 (date de la signature de la circulaire). Ces mêmes départements auront à échanger les correspondances en leur sein, ou entre eux via le nouveau système.
Lesdits ministères sont amenés à abandonner, d’une manière progressive, les courriers dans la forme papier, d’ici fin mars 2018, excepté certains documents tels que le contrat ou convention, facture/ bon de commande, ordre de mission, demande de congé, nomination, demande de travail à mi-temps, demande d’heures d’allaitement ou dossier d’accident de travail, lesquels seront parallèlement échangés selon les deux formes électronique et papier.
Pour les autres ministères, entreprises publiques et administrations régionales, l’échange de correspondances avec les départements pilotes, se fait par voie électronique, hormis les documents suscités.
L’échange de courriers pour les ministères non-pilotes continuent à se faire selon la méthode conventionnelle, jusqu’à la généralisation du nouveau système qui aura lieu d’ici 2020, où les documents administratifs papiers disparaîtront, pour être supplantés par les courriers électroniques.
Le code des procédures annexé à ladite circulaire fixe les formalités et les règles d’utilisation d’Elissa, ce système de gestion électronique des courriers, qui est un important jalon sur la voie de l’e-gouvernement (gouvernement électronique).
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